International Book Marketing

Manuela Kerkhoff - Ein kleines Unternehmen und sehr erfolgreich... die international tätige Buchagentin spart runde 4 Arbeitswochen pro Jahr 

Auch ein kleines Unternehmen hat die gleichen Bedürfnisse und Anforderungen wie ein DAX-30-Konzern, nur weniger Personal, um sich darum zu kümmern. Sicherheit, Effizienz und Stabilität sind genau so wichtig, nur muss alles viel einfacher sein und darf eigentlich keinen Aufwand verursachen.

Seit 2004 existiert das Unternehmen International Book Marketing - Manuela Kerkhoff, mittlerweile in Kaiserslautern. 

Die wesentlichen Arbeitsmittel von Frau Kerkhoff sind PDFs und Emails. Die Vertragsverhandlungen über neue Buchprojekte strecken sich teilweise über längere Zeit, der Schriftverkehr dazu besteht zum allergrößten Teil aus Emails mit Dateianhängen.

Das benötigte Mailpostfach ist deutlich größer als 12 GB, was es bei keinem Provider "von der Stange" gibt.

Vor dem Einsatz eines KaMUX-Systems hatte Frau Kerkhoff einen stationären Büro-PC und ein Notebook. Jeweils vor und nach einer der zahlreichen Dienstreisen zu Kunden und Messen hat sie die Datenbestände zwischen PC und Notebook synchronisiert.

Diese "Synchron-Sicherheitskopie" wurde zusätzlich jede Woche gemacht, unabhängig von den geplanten Reisen, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Der Zeitaufwand betrug jeweils 3-4 Stunden. Alleine das Kopieren des lokalen Mailpostfachs dauerte mehr als 2 Stunden. Während dieser Zeit konnte Frau Kerkhoff nicht an den Rechnern arbeiten. Zusätzlich hat sie ebenfalls wöchentlich eine komplette Datensicherung auf externe Medien ausgelagert.

Diese Sicherheit  ist für sie unabdingbar, da es ja um das Haupt-Produktionsmittel geht. Wenn ihre Daten, der Mailverkehr oder die Druckvorlagen, Angebote und Prospekte weg wären, existierte das Unternehmen praktisch nicht mehr.

Ein internet-Postfach (IMAP) beim Mailprovider hätte ihr damals wenig genutzt, weil Sie dann im Zug oder Hotel immer einen Online-Zugriff gebraucht hätte, was im Ausland sehr teuer ist. Außerdem sind solche großen Postfächer nicht Standard und damit auch teuer.

Frau Kerkhoff hat sich für ein KMUX-System entschieden, weil:

  • das System einen eigenen Mailserver mitbringt
  • das System täglich mehrfach und vollautomatisch alle Daten sichert
  • das System ihr den weltweiten, sicheren Zugriff auf die zu Hause gespeicherten Daten ermöglicht
  • das System automatisch Notebook und Server synchronisiert, sobald eine Verbindung besteht
  • sie auch während der Synchronisierung weiter arbeiten kann
  • sie auf Ihrem Notebook Windows XP und Thunderbird weiter verwenden kann, also weiterhin mit ihrer vertrauten Umgebung arbeitet
Die schematische Installation bei Frau Kerhoff

Die Kosten für die Hardware sind sehr überschaubar geblieben, eingesetzt wurden

  • Server PC-Klasse, 2x250 GB HDD System
  • 1 TB HDD Backup
  • 5-Port GBit Switch
  • Brother MFC 5460 CN

Alleine durch die automatischen Abläufe der Synchronisation und der Datensicherung spart Frau Kerkhoff rund 2 Tage pro Monat. Zeit die sie produktiv für Ihr Unternehmen nutzen kann.

 

Unsere Erwartungen an eine KMUX Partnerschaft waren in erster Linie:

Zum einen wollten wir von den Erfahrungen des Projektes mit F/OSS Lösungen für KMU zu profitieren. Zwar ist bei uns technische Know-How in Linux Fragen durchaus vorhanden, dies allein ist für die erfolgreiche Umsetzung von IT Projekten aber nur die "halbe Miete". Hier war vor allem interessant, welche Lösungen und Werkzeuge sich in anderen Unternehmen bewährt haben und welche eher nicht. Wir hatten bisher bereits Erfahrungen mit verschiedenen Linux Komplettlösungen, welche aber oft aus den verschiedensten Gründen nicht unseren Anforderungen entsprachen. Systeme für jeden Anwendungsfall neu zusammenzustellen ist auf der anderen Seite vom Kosten- Nutzenaufwand nicht optimal. Außerdem wird auf diese Weise jede Installation sehr individuell, was für den laufenden Betrieb, Dokumentation, Wartung oder Updates Nachteile bringt. Die Technologie und Konzepte, welche im KMUX System zum Einsatz kommen, haben mich von Anfang an überzeugt. Unser Bestreben ist, uns an bestimmten Stellen in das Projekt einzubringen, an denen unser Know-How von Nutzen ist. Letztendlich ist durch die "Marke" KMUX die Gewinnung von Neukunden und die Bindung von Bestandskunden einfacher.

Vom heutigen Stand würde ich das mal so zusammen fassen:

Unsere Erwartungen haben sich im Wesentlichen erfüllt. Bei dem gemeinsamen Auftritt auf den Chemnitzer Linux Tagen haben sich interessante Kontakte ergeben und Kundenbeziehungen angebahnt. Gut gefällt mir, dass es im Partner Netzwerk Ansprechpartner für die verschiedensten Fragen rund um die IT in KMU gibt, dies alles auf sehr hohem Niveau und mit der Bereitschaft, sich gegenseitig zu unterstützen. Dass die Beratung des Kunden einen hohen Stellenwert einnimmt sehe ich ebenfalls als sehr positiv. Letztendlich macht diese einen großen Teil des Erfolges eines IT Projektes aus. Leider konnten wir uns bisher noch nicht so einbringen, wie ich mir das vorgestellt habe, hier besteht aber Hoffnung auf Besserung.

So stelle ich mir KMUX in Zukunft vor:

Im Moment stellt das System aus meiner Sicht ein Set von Werkzeugen bereit, welche die grundsätzlichen Bedürfnisse kleiner Unternehmen im Prinzip komplett abdecken und sehr gut zusammen arbeiten. Damit kann der Anwender mit geringem Aufwand auf logisch nachvollziehbare Art und Weise effektiv arbeiten. Ein Streitpunkt wird immer die Warenwirtschaft / ERP bleiben. Mit der Frage nach F/OSS für diesen Bereich werde ich auch oft mal konfrontiert. Komplexe Systeme würde ich trotzdem hier einfach außen vor lassen, da diese meiner Meinung nach nicht in das jetzige Konzept passen. Da diese einen wesentlich höheren Aufwand für die Beratung, Installation, Einrichtung und Schulung benötigen sollten diese lieber separat betrachtet werden. Zum aktuellen Zeitpunkt prüfen wir in unserem Unternehmen, welche Lösung zur besseren Verwaltung unserer internen Prozesse optimal ist. Wir erstellen im Moment eine grafische Übersicht, in der die verschiedenen Prozesse abgebildet werden, um diese besser zu verstehen und um unsere Anforderungen klarer definieren zu können. Es hat sich in verschiedensten Gesprächen mit Kunden gezeigt, dass viele in einer ähnlichen Situation sind. Gerade kleinere Unternehmen, welche in den letzten Jahren gewachsen sind, haben das Problem, das organisatorische Prozesse mit den bisherigen Mitteln nicht mehr bewältigt werden können. Aus meiner Sicht ist der Ansatz, ein CRM System als zentrale Komponente zu sehen. Alle anderen Komponenten, wie das Mailsystem, Telefonie, Fax, Groupware, Archiv, Warenwirtschaft und so weiter könnten dann quasi daran angebunden werden und Daten austauschen. Somit sollte es möglich sein, alle wesentlichen Daten dort zu bearbeiten bzw. an andere Anwendungen zu übergeben oder von dort zu übernehmen. Die Beziehungen zu Lieferanten, Partnern und Dienstleistern lassen sich in der Regel ebenfalls gut abbilden. Auf diese Weise sollten sich, für den der es möchte, alle wesentlichen Informationen, von Kundendaten, Mail- Fax und Telekommunikation über Service- und Dienstleistungsprozesse, Termin- und Dokumentenverwaltung, Projektverfolgung, Dokumentation bis zur Knowlege-Base an einer Stelle finden und bearbeiten lassen. Dies natürlich auch mobil und von überall. SugarCRM ist hier sicher ein guter Ansatz, wobei in der GPL Version nicht alles enthalten ist, was mir so vorschweben würde. Ich schaue mir aktuell grad auch noch eine andere Sache an, um hier einfach noch etwas mehr Überblick zu bekommen.