AKU-Landau - ein Unternehmerverein 
strukturiert sich neu

Für den Werbekreis in Landau sollte das Jahr 2011 ein Jahr mit vielen Veränderungen werden. Der Verein existiert seit mehr als 30 Jahren und bildet einen Zusammenschluss der Unternehmer Stadt Landau in der Pfalz. Der Verein hat sich beginnend aus einer Werbegemeinschaft einiger Einzelhändler aus der Innenstadt zu einer Interessenvertretung von über 130 Unternehmern entwickelt. 

Die gewachsenen und inzwischen unzureichenden Strukturen - bestehend aus einigen Ordnern mit Verträgen, einer Excel-Tabelle mit Mitgliederdaten und vielen Informationen in den Köpfen weniger Leute - stellen den ehrenamtlich arbeitenden Vorstand Ende 2010 vor die Entscheidung, den Verein aufzulösen oder eine umfassende Restrukturierung vorzunehmen.

Der erste Schritt zur Reorganisation ist die Suche einer Koordinatorin, deren erste Aufgabe die Einrichtung einer Geschäftsstelle für den Verein ist. Geeignete Räumlichkeiten sind schnell gefunden, der Mietvertrag unterschrieben, einige Büromöbel organisiert. Der nächste Schritt ist die Einrichtung der IT-Strukturen. Da die Vereinskasse durch die Neustrukturierung ohnehin bereits belastet ist, wird eine Lösung gesucht, die folgende Faktoren berücksichtigt:

  • Vorhandene Hardware soll genutzt werden, um die Investitionskosten überschaubar zu halten
  • Es wird eine Serverlösung für mindestens drei Arbeitsplätze benötigt, die eine zentrale Datenhaltung bieten soll
  • Die Vorstände benötigen vollen Zugriff auf alle Daten von außen
  • Eine externe Datensicherung soll den Datenbestand sicher erhalten
  • Neue Mitarbeiter und Vorstandsmitglieder sollen sich leicht einarbeiten können
  • Lizenzkosten für Software sollen weitgehend vermieden werden

Welche Argumente sprechen für KMUX?

Die Entscheidung fällt auf eine Serverlösung mit KMUX.

  • Durch die Möglichkeit, mit Thin-Clients zu arbeiten, kommt die alte PC-Hardware sinnvoll zum Einsatz.
  • Es können neben Windows- auch Linux-Clients genutzt werden
  • Das integrierte CRM bietet die ideale Datenbank für alle Daten der Mitglieder und Kooperationspartner.
  • Mit einer Anbindung an die bestehende Typo3-Website können alle Mitgliederdaten automatisch abgeglichen werden, eine mehrfache Dateneingabe entfällt.
  • Die Mitgliederrechnungen werden nun über eine Faktura erstellt, die ebenfalls mit den CRM-Daten gespeist wird.
  • Über VPN erhalten die Vorstände Zugriff auf die Vereinsdaten von außen.
  • Der E-Mail Server ermöglicht eine intelligente und flexible Verwaltung der E-Mails

Ein Jahr Reorganisation: Ein Fazit

KMUX bietet zu 90% die Lösung für alle softwaregestützten Lösungsansätze bei der Umstrukturierung der Vereinsführung beim AKU-Landau. Der restliche Bedarf konnte ebenfalls mit OpenSource-Lösungen gedeckt werden. Einige hier gefundene Ansätze sollen zukünftig in KMUX integriert werden.

Innerhalb von 10 Monaten wurden viele Problemstellungen erfolgreich gelöst:

  • Alle Mitgliederdaten sind erfasst, überprüft und vereinheitlicht. Dokumente wie Mitgliedsanträge oder Sponsorenzusagen sind digitalisiert und beim Mitglied im CRM abgelegt.
  • Eine Datensicherung auf zwei externen, verschlüsselten Festplatten verhindert einen Datenverlust sogar im Extremfall von Einbruch oder Brand.
  • In einer internen Wissendatenbank sind alle wiederkehrenden Abläufe dokumentiert und Informationen sind von unterschiedlichsten Akteuren zusammengetragen worden. Neue Mitarbeiter oder Vorstandsmitglieder können sich innerhalb von 14 Tagen problemlos einarbeiten.
  • Die Mitgliederrundschreiben werden per E-Mail und Fax über das CRM erstellt und verschickt. Der Aufwand für die Erstellung eines Rundmail hat sich auf ein Viertel verkürzt.
  • E-Mails, Faxe und Briefe haben ein einheitliches CI mit Logo und Kontaktdaten erhalten.
  • Mit einer Hand voll LibreOffice-Vorlagen mit Anbindung an die Adressdaten des CRM werden 90% der anfallenden Korrespondenz abgedeckt.
  • Das integrierte Dokumentenarchiv mit Suchfunktion ermöglicht das schnelle Wiederfinden alter Dokumente. Alle Dateien der Vorstandmitglieder sind eingesammelt und stehen auf dem KMUX-Server zur Verfügung.
  • Die E-Mail Struktur wurde so angelegt, dass in der Geschäftsstelle die eingehenden E-Mails gesichtet und weiter verteilt werden. Dabei bleibt eine Kopie auf dem internen Mailserver zur Archivierung.
  • Die Vorstandsmitglieder haben nicht nur Zugriff auf E-Mails und Dateien, sondern können über das Internet auf das CRM und ein umfassendes Aufgabensystem zugreifen.
  • Pro Monat werden ca. 100 neue Aufgaben zu unterschiedlichen Projekten mit unterschiedlichen Verantwortlichen verwaltet und dokumentiert. Dadurch wird auch zeitversetztes Arbeiten ganz einfach steuerbar.